Il costo del lavoro manuale non arriva mai come una fattura, quindi non lo vedi. Si nasconde dentro stipendi che paghi comunque, report che arrivano tardi ed errori che qualcuno correggerà. Qui lo scrivi in euro, e scopri da quale processo conviene partire.
Le righe qui sotto sono esempi tipici di una PMI, non dati reali: sostituiscile con le tue. Non serve la precisione al minuto, una stima onesta basta per capire l'ordine di grandezza.
Costo pieno dell'ora della persona che svolge l'attività, non il netto in busta paga.
Il 50% è un'ipotesi prudente. Cambiala e guarda come si muove il recupero stimato.
Si aggiorna mentre scrivi. Il totale serve a farti alzare un sopracciglio, la classifica serve a decidere.
Tempo che oggi esce dall'azienda senza comparire da nessuna parte.
All'anno, calcolato sul costo orario che hai indicato tu.
Con la riduzione che hai ipotizzato, applicata a tutti i processi in elenco.
Si parte dal primo della lista, non da tutto insieme.
Come riferimento, sistemare un singolo processo sta di solito tra 3.000 e 5.000 euro.
Se il numero è basso, quell'intervento non è una spesa nuova: è un anticipo su ore che stai già pagando ogni mese senza vederle in bilancio.
Tre minuti di lettura, per non sbagliare la mossa successiva.
Quasi tutte le aziende scoprono che due o tre attività si mangiano la maggior parte delle ore, e che sono sempre le stesse: la chiusura mese, il controllo delle fatture, il riallineamento dei dati tra gestionale, CRM ed Excel. Il totale colpisce, ma è la classifica che ti dice dove mettere le mani per prime.
Si parte dal primo della lista, non da tutto insieme. Un processo, una persona che ne è responsabile, un numero da guardare per capire se è migliorato davvero. Quando quel processo funziona e le persone lo hanno adottato, si passa al secondo. Chi prova a sistemare cinque cose in parallelo di solito non ne porta a casa nessuna.
Un processo che oggi è caotico non diventa automatico solo perché ci metti sopra un software. Se i dati arrivano da tre posti diversi e nessuno sa quale sia la versione buona, prima si sistema quello. È il motivo per cui comprare l'ennesimo gestionale raramente risolve: il problema quasi mai è lo strumento, è il modo in cui i pezzi si parlano tra loro.
Non succede niente di drammatico, ed è esattamente questo il punto. Il numero che hai appena calcolato lo stai già spendendo, mese dopo mese, senza che nessuno lo metta a bilancio come costo. L'unica scelta che hai davanti è se continuare a spenderlo o recuperarne una parte.
Se mi scrivi il primo processo della tua classifica e quanto ti costa, ti dico cosa si può togliere davvero, cosa no, e in quanto tempo. Senza slide e senza preventivi a sorpresa.
Emanuele Rossi
Aiuto le PMI italiane a togliere lavoro manuale, errori e dati sparsi, integrando gli strumenti che hanno già. Prima in SAP FI/CO e integrazioni, oggi con NOWY.